同窓会コモンズ4階共用室の申込み
コロナウイルス感染症対策のため 2021年10月からコモンズ4階新使用ルール
１. 使用できるかた
国立大学法人お茶の水女子大学と各附属学校園の同窓会（桜蔭会・作楽会・鏡影会・茗鏡会・ちぐさ会）の会員、および会員とともに活動するかたがたが使用できます。
ただし、申込者は会員に限ります。
また、大学と各附属学校園の元・現教職員のかたも申込みができます。
２．使用の目的
同窓会の会議・事業や同窓会会員の親睦・研修等を目的とした活動に使用できます。ただし、特定の政治・宗教・営利を目的とする活動は使用できません。
３．使用できない日
- 日曜・祝日
- 年末年始のプラザ閉館日
- 夏期の同窓会事務室閉室日（各同窓会のホームページ参照またはお問い合わせください。）
ただし、各同窓会が承認した場合に限り、上記の日でも使用できます。
４．使用できる部屋・使用時間・使用料
(１) 使用できる部屋
同窓会コモンズ4階共用室（A・ B・ C・ D）
平面図はこちらをクリックしてください。（別画面に部屋の図面があります。）
(２) 使用できる時間
次の午前・午後・夜間の時間帯を１コマとします。
午前 9時30分～12時45分 午後 13時～16時15分 夜間 16時30分～19時45分
同室を午前と午後使用する、または同時間帯にAとBを使用する場合は２コマ使用となります。
★ 各コマの時間変更や使用時間の延長はできません。ただし、夜間の使用については、各同窓会に承認された場合に限り変更できます。
★現在使用できる時間帯が変更になっている場合がありますので、申請の前に各同窓会の担当者へお問い合わせください。
(３) 使用料（1コマ）
| 共用室A | 共用室B | 共用室C | 共用室D | |
|---|---|---|---|---|
| Ⅰ同窓会の会議 | 1,000円 | 1,000円 | 500円 | 500円 |
| Ⅱ会員のみの活動 | 2,000円 | 2,000円 | 1,000円 | 1,000円 |
| Ⅲ会員と会員外のかたがともにおこなう活動 | 3,000円 | 3,000円 | 1,500円 | 1,500円 |
★ 器材等の使用料
マイク １予約番号につき（ 500円）
プロジェクター １予約番号につき（ 500円）
スクリーン(移動式) １予約番号につき（ 500円）
グランドピアノ １予約番号につき（2,000円）
＊インターネットを利用する場合は使用する団体でモバイルWi-Fiルーター等を用意してください。
５．申込方法
申込みができるのは、使用する日の180日前～14日前までです。
(１) 申込書の提出
まず、予約表画面で空き室状況をご確認ください。
この予約表画面から直接の予約はできません。下の申込書を送付してください。
次に、申込者が所属する同窓会により、以下の方法で申込書を提出してください。
申込担当者が受け付けると仮予約となり、申込みをしたコマの色が薄い色に変わります。
＜桜蔭会＞ 桜蔭会ＨＰから申込書をダウンロードし、記入後メール添付で桜蔭会に送付する。
＜作楽会＞ 作楽会事務室に電話かFAXかメールで申し込んだ後、申込書を作楽会に提出する。
＜鏡影会＞ 鏡影会ＨＰから申込書をダウンロードし、記入後メール添付で鏡影会に送付する。
＜茗鏡会＞ 茗鏡会ＨＰから申込書をダウンロードし、記入後メール添付で茗鏡会に送付する。
＜ちぐさ会＞桜蔭会ＨＰから申込書をダウンロードし、記入後メール添付でちぐさ会に送付する。
申込書 ダウンロード
(２) 使用料の振込み
申込書の提出後、担当者より使用料の振込みについてメール（またはFAX）を送ります。
振込期日までに使用料を指定口座に振り込んでください。
振込みを確認すると予約が確定し、申込みをしたコマの色が濃い色に変ります。
振込期日までに振込みの確認ができない場合は、仮予約を解除しますのでご注意ください。
(３) 予約のキャンセルについて
確定した予約について、キャンセルする場合は速やかに桜蔭会事務室に連絡してください。
なお、この場合一度振り込まれた使用料は戻らないことをご承知ください。
６．使用当日の受付と鍵の受取り・返却
- (１) プラザの大学正門側出入り口は、平日の午前7時～午後9時まで、土曜・祝日の午前7時～午後7時まで出入りができます。
一方、同窓会側出入り口は、常時、中からは出られますが外からは入れません。 - (２) 午前と午後の使用申込者は、以下の事務室で当日受付をおこない、使用する共用室の鍵を受け取ってください。使用後は同事務室に鍵を返却してください。
① 桜蔭会の会員は、コモンズ３階の桜蔭会事務室。
② 作楽会、鏡影会、茗鏡会、ちぐさ会の会員は、コモンズ１階の作楽会事務室。 - (３) 夜間の使用申込者は、(３) ①②の事務室で当日受付をおこない、使用する共用室の鍵を受け取ってください。（事務室が閉室後に使用する場合は、事前に事務室と連絡を取り、使用する共用室の鍵を守衛所に預けておいてもらい、守衛所で鍵を受け取ってください。）
いずれの場合も、使用後は守衛所に鍵を返却してください。
プラザの大学正門側出入り口が閉じるまでには退出してください。
（土曜・祝日の午後7時以降は同窓会側出入り口から退出してください。） - (４) プラザが閉館する日に使用する場合は、鍵の受取り等について、事前に (３) ①②の事務室
に相談をしてください。
７．使用上の注意
同窓会コモンズ4階共用室を使用されるかたは、以下の注意をよく読み、これを遵守してください。
不適切使用の場合、厳重注意をおこない、再度の使用を認めないこともあります。
必ずお読みください。
- (1) 車での来館を原則禁止とします。
- (2) 当日の受付・鍵の受取りは予約開始時刻以後、鍵の返却は予約終了時刻以前におねがいします。
- (3) プラザ内は全館禁煙です。
- (4) 冷暖房は各部屋で調整可能なので、各自調整をして使用ください。
- (5) 室内、共用スペース、館内のいずれも、くぎ打ちやテープ貼りはできません。
- (6) 使用後は机・椅子を含め、使用したものすべてを元の状態に戻してください。
- (7) 可能な範囲で清掃をおこない、ごみは持ち帰ってください。
- (8) 建物、備品類の紛失や破損は使用者の責任において弁償してください。
- (9) 来場者の誘導、事故防止等は申込者の責任においておこなってください。
- (10) 貴重品の管理は各自でおこなってください。
- (11) 過度な音量の発生等、近隣に迷惑になる行為は慎んでください。
- (12) 盲導犬、聴導犬、介助犬以外の動物は入館禁止です。
- (13) 天災等非常時における同窓会コモンズの使用は、大学ホームページ上に示された大学の閉鎖決定に従ってください。閉鎖となった場合の使用料は返金いたします。
同窓会コモンズ４階共用室 予約システムはこちらです
申込み可能日は使用する日の180日前～14日前までです
